Tijd is het meest kostbare bezit dat we hebben. Je kunt het niet kopen, aanvullen of opladen. Het is dus belangrijk ervoor te zorgen dat jij jouw tijd besteedt aan de dingen die er voor jou het meest toe doen. Misschien wil je meer tijd voor familie, om te sporten of te reizen. Door te zorgen dat je jouw tijd zo efficiënt mogelijk indeelt, zorg je ervoor dat je meer tijd overhoudt. Maar hoe doe je dat?
Stel duidelijke doelen
Wil je van punt A naar punt B komen dan is het belangrijk te bepalen wat jouw punt B is. Dus, waar sta je nu en waar wil je naartoe? Welke doelen wil jij bereiken en wat heb je daarvoor nodig? Maak daarin strenge keuzes. Je kunt niet alles doen, je kunt beter een paar dingen goed doen. Kies maximaal vijf doelen en ga deze doelen gebruiken als je kompas dat je steeds opnieuw vertelt of de stap die je wil zetten een stap in de juiste richting is. Om meteen een begin te maken: zet al je projecten voor dit jaar eens op een rij. Werk en privé, alles wat er in je opkomt, zo concreet mogelijk. Dan gaan we nu je eerste vier stappen zetten.
Stap 1 – Stop met overbodige projecten
Stel jezelf per project de vraag: is het relevant of is het interessant? Dragen de projecten écht bij aan die paar doelen die je hebt bepaald? Of zijn het dingen die je óók zou willen doen? Het is tijd voor het welbekende ‘kill your darlings’. Je gaat het merendeel van je projecten schrappen. Ja, echt. Al die projecten nemen tijd in beslag. Tijd die je maar één keer kunt besteden en die je dus niet in de meest belangrijke zaken steekt.
Stap 2 – Leer delegeren
Ga eens na welke projecten je energie geven en welke niet. Wat vind je leuk? Waar krijg je energie van en wat vreet energie? En kijk dan eens naar de energievreters. Misschien is het alles wat met administratie te maken heeft of misschien kosten brainstorms jou juist energie. Wat het ook is, laat het los. Ga die projecten die jou teveel energie en tijd kosten delegeren. Besteed het uit of geef het door aan een collega. Er is altijd iemand in je omgeving die aan gaat op waar jij op leegloopt. Zoek die persoon en delegeer.
Stap 3 – Optimaliseer
Kijk eens kritisch naar je dagindeling. Wat kost jou veel tijd? En dus, waar verlies jij tijd? Misschien reis je elke dag een paar uur op en neer naar je werk. Dat is niet heel efficiënt als je in die tijd niets kunt doen. Kijk dan of je deze tijd kunt optimaliseren. Kun je met de trein gaan, zodat je onderweg kunt werken? Kun je vaker thuiswerken? Of misschien kun je op andere tijden reizen, zodat je files vermijdt? Dit kan je zo meerdere uren per dag opleveren.
Stap 4 – Automatiseer
Zijn er taken die je keer op keer doet, maar die telkens hetzelfde zijn? Door die taken te automatiseren bespaar je eenvoudig tijd. Misschien is het steeds maar een paar minuten, maar bedenk hoeveel tijd dat is als je het per maand of per jaar berekent. Kijk naar wat je terugkerende taken zijn die je in een stappenplan kunt samenvatten. Voorbeelden zijn het opmaken van facturen, onderhoud van je website en verzenden van nieuwsbrieven. Kan een stap door een computer gedaan worden? Dan kun je het automatiseren.
Werk productief
Met behulp van de vier stappen heb je bepaald wat je wel en niet (zelf) gaat doen. Je houdt nu een paar projecten over die écht nodig zijn om je doelen te bereiken en dus jouw persoonlijke aandacht op dít moment verdienen.
Om ervoor te zorgen dat je die projecten ook echt alle aandacht kunt geven is het belangrijk om minder te switchen tussen taken, hoog in je energie en productiviteit te blijven en je focus te verhogen.
Een aantal tips:
– Taken bundelen
Een eenvoudige manier om minder te switchen is door taken te bundelen. Vaak doen we dit op projectbasis. Alles wat met project A te maken heeft in de ochtend, alles wat met project B te maken heeft in de middag. In elk project heb je echter verschillende taken. Denk aan lezen, overleggen, schrijven en research. Zo ben je dus nog steeds aan het switchen. Voor onze hersenen maakt het namelijk niet uit waar het over gaat, maar wat er gedaan moet worden. Het is effectiever om taken te bundelen op basis van je breinactiviteit. Bijvoorbeeld, alle schrijftaken in de ochtend en alle telefoongesprekken in de middag.
– Gebruik themadagen
Om niet compleet overweldigd te raken van de hoeveelheid verschillende taken die je hebt, kun je jouw werkdagen koppelen aan thema’s. Verdeel je dagen bijvoorbeeld aan de hand van je projecten. Maandag werk je aan project A, dinsdag aan project B. Of test het eens op basis van je taken en maak dinsdag je vergaderdag en woensdag je administratiedag. Probeer verschillende variaties en kijk wat voor jou werkt. Misschien wil je hele themadagen of misschien werkt halve fijner voor jou. Het kan zijn dat je op onderwerp wilt indelen of dat het juist op taakniveau fijner voelt. Test wat werkt voor jou.
– Werk in sprints
We noemden het eerder al, task switchen is niet efficiënt. Als je wisselt tussen taken kost het je 50% meer tijd om het af te ronden. Focus dus eens een periode op één project. Plan bijvoorbeeld een week voor dat ene project, zodat je het met volledige focus van begin tot eind kunt afwerken. Je zal in die week meer werk verzetten voor dat project dan wanneer je een maand lang wisselt van project naar project. Een sprint hoeft overigens niet meteen een week te duren. Het kan ook een dag zijn voor kleinere taken. Het gaat er vooral om dat je zoveel mogelijk projecten ná elkaar doet in plaats van naast elkaar.
– Zoek wat werkt voor jou
Wat ook belangrijk is: time management werkt voor iedereen anders. Een heel gestructureerd persoon heeft veel baat bij de eerder genoemde tips, terwijl een creatief persoon zich hier misschien door beperkt voelt. Neem de founders van Meetings in the Sun, Alex en Suzanne. Zij helpen mensen met de Helweek from Home op zoek te gaan naar de beste versie van zichzelf. Productief, energiek, gefocust, alles om zoveel mogelijk uit je tijd te halen. Zij wetenj als geen ander hoe verschillend je behoeften daarin kunnen zijn. Alex werkt als creatief visionair beter vanuit vrijheid en ruimte om te creëren en ideeën uit te werken. Waar Suzanne, als gestructureerde werker, lekkerder werkt met concrete doelen, taken en planningen. Beiden hebben daarvoor een zoektocht afgelegd naar wat werkt voor hen. Alle lessen die zij daarin leerden, delen ze nu met anderen.
Verhoog je productiviteit
Ben je nou benieuwd wat het beste werkt voor jou? En wil je weten hoe jij nog meer uit je dagen kunt halen? Dan dagen Alex en Suzanne je uit om met hen de Helweek from Home aan te gaan. In 7 dagen doorbreek je al je routines, neem je belemmerende gewoontes onder de loep en besteed je aandacht aan het verhogen van je productiviteit, energie en focus om zo meer te kunnen doen met minder tijd. Hun doel: je leven te vullen met balans, productiviteit, (werk)geluk en vrijheid. Wie wil dat nou niet?
